Jak je důležité býti v SKD

Zasvěcený „zakázkář“, ať už na straně dodavatele či zadavatele, jistě pochopil, že předmětem článku není politická strana, nýbrž Seznam kvalifikovaných dodavatelů (dále jen „SKD“) ve smyslu § 226 a násl. zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZZVZ“). Autor tohoto článku je přesvědčen, že dodavatel, který lidově řečeno „má Filipa“, je již v SKD zapsán nebo se k tomu chystá. O důvodech autorova přesvědčení a nesporných výhodách SKD pro dodavatele i zadavatele je níže předkládaný článek.

Pan Jiří Zdeněk Novák by se asi podivil nad důvodem parafráze názvu jeho českého překladu známého Wildeova díla (The Importance of Being Earnest), stejně jako každý zakázkami nedotčený člověk, který neokusil blázinec a nečekané zvraty při předkládání dokladů o splnění základní a profesní způsobilosti na straně dodavatele, a při marné snaze o jejich konečné nashromáždění na straně zadavatele. Autor článku se za tuto parafrázi oběma klasikům omlouvá, avšak pevně věří, že jen tento název článku přenese stručně a výstižně jeho hlavní sdělení.

Nejdříve několik stručných faktů pro méně zasvěcené do oblasti veřejných zakázek. SKD vede Ministerstvo pro místní rozvoj (dále jen „MMR“) jako jednou z částí informačního systému o veřejných zakázkách (další je například Věstník veřejných zakázek využívaný k zahajování zadávacích řízení). Slouží dodavatelům k prokázání základní způsobilosti podle § 74 ZZVZ (dále též „ZZ“) a profesní způsobilosti podle § 77 ZZVZ (dále též „PZ“), neboť předložení Výpisu z SKD plně nahrazuje všechny doklady jinak vyžadované. Pouze u PZ podle § 77 odst. 2 ZZVZ je vhodné ověřit si u každé veřejné zakázky, do jaké míry jednotlivé údaje zapsané v SKD pokrývají požadavky zadavatele. Výpis z SKD je vydáván MMR nebo i prostřednictvím informačního systému veřejné správy, kde je možno si jej zdarma stáhnout v elektronické podobě. Zápis do SKD provádí ve správním řízení MMR na žádost dodavatele.

Pokud podáváte nabídky do veřejných zakázek každý týden, patrně už v SKD jste. Pokud jste naopak dodavatel, který doposud nepodával nabídku na veřejnou zakázku, nebo tak činíte nanejvýš jednou do roka, patrně Vás ani nenapadlo obětovat čas dohledáváním informací a přípravou žádosti o zápis do nějakého (dalšího) seznamu. Většina dodavatelů se však nachází někde mezi, a podává nabídku třikrát, pětkrát či desetkrát do roka, nebo jsou alespoň poddodavateli či společníky společnosti více dodavatelů, za něž nabídku zpracovává vedoucí společník. Je pro ně tedy výhodné nechat se zapsat do SKD?

Výhoda snížení administrativních nákladů

Do úvahy vstupují na jedné straně náklady na zajištění všech dokladů dle ZZ a PZ tradičním způsobem, a na druhé straně náklady spojené se zápisem do SKD a setrvání v něm (každoroční potvrzení skutečností či oznámení změn dle § 231 ZZVZ).

1. A) Pokud jde o tradiční způsob zajištění dokladů ZZ a PZ je nutné počítat zejména s náklady v podobě poplatků za pořízení dokladů a/nebo čas příslušných pracovníků strávený jejich zajišťováním.

Postačují-li nám pouze doklady ve vztahu k České republice, jedná se podle § 75 odst. 1 ZZVZ přinejmenším o:

1. výpis z evidence Rejstříku trestů ve vztahu k § 74 odst. 1 písm. a) ZZVZ,
2. potvrzení příslušného finančního úřadu ve vztahu k § 74 odst. 1 písm. b) ZZVZ,

• potvrzení příslušné okresní správy sociálního zabezpečení ve vztahu k § 74 odst. 1 písm. d) ZZVZ.

Vzhledem k tomu, že zadavatel musí vyžadovat originály dokladů o kvalifikaci pouze u vybraného dodavatele (§ 86 odst. 3 a § 122 odst. 3 ZZVZ) předpokládejme, že zadavatelům obvykle postačí prosté kopie (skeny) dokladů. Ani ty však neumožní nekonečné využití (recyklaci) jediného dokladu, neboť podle § 86 odst. 5 ZZVZ musí veškeré doklady ZZ (body i. až iii.) prokazovat splnění požadovaného kritéria způsobilosti nejpozději v době 3 měsíců přede dnem zahájení zadávacího řízení (u PZ jen doklady podle § 77 odst. 1 ZZVZ).

Dále je pravděpodobné, že většina dodavatelů podniká jako právnické osoby, díky čemuž bude nutné zajistit více než jeden výpis z Rejstříku trestů (bod i.) podle pravidla uvedeného v § 74 odst. 2 ZZVZ, a obdobně v případě pobočky závodu podle § 74 odst. 3 ZZVZ nebo pokud si tak stanoví zadavatel v souladu s § 74 odst. 4 ZZVZ. Do nákladů tedy obvykle ještě vstupují:

1. náklady za další výpisy z evidence Rejstříku trestů (ad i) dle počtu statutárů (případně dalších) figurujících v právnické osobě,
2. výpis z obchodního rejstříku ve vztahu k § 74 odst. 1 písm. e) ZZVZ, pokud je v něm dodavatel zapsán, přičemž tento doklad lze použít i pro PZ dle § 77 odst. 1 ZZVZ, pokud není zapsán v jiné obdobné evidenci (v tom případě je nutné zajistit příslušný doklad),
3. náklady na trojnásobné zajištění dokladů (dle bodů i. až v.) pro pokrytí zbylých 9 měsíců roku (počítáme-li náklady na celý kalendářní rok),

• opakování výše uvedených nákladů každý další rok, ve kterém podává nabídky.

1. B) Pokud jde o nahrazení dokladů ZZ a PZ pomocí Výpisu z SKD bude na straně nákladů následující:
2. jednorázové náklady výlučně spjaté s podáním žádosti dodavatele o zápis do SKD, mezi něž je kromě nákladu práce nutno započítat zejména poplatek 3 000 Kč[1]
3. náklady za zajištění dokladů ZZ a PZ, které musí být k žádosti přiloženy

Vycházíme-li z obdobné situace jako výše v části A), nabízelo by se zde promítnout součet jednorázových nákladů již jednou vypočtený za pořízení dokladů dle bodů i. až v. Díky možnosti dané v § 230 odst. 2 ZZVZ je za splnění podmínek dle jeho písm. a) a b) možno část administrativy přenést na MMR. Tím odpadají především náklady na zajištění výpisů z Rejstříku trestů za Českou republiku.

• náklady na každoroční potvrzení souladu údajů zapsaných v SKD podle § 231 odst. 1 ZZVZ, spolu s doložením některých dokladů (viz bod ii. a iii. výše v části A)

1. Případné náklady na zápis změny údajů uvedených v SKD, které kromě nákladů práce zahrnují i jednorázový poplatek 1 000 Kč (pouze pokud ke změně reálně dochází)

Jistě není možno opomenout ani psychologickou výhodu zápisu v SKD. Za uvedené náklady dodavatel získá možnost u sebe evidovat pro přiložení k případné nabídce jediný doklad namísto velkého množství dílčích dokladů potřebných pro prokázání ZZ a PZ, i když… výhody SKD jdou ještě dál.

Výhoda snadného dokládání způsobilosti

Výpis z SKD jako takový v podstatě není nutné v nabídce ani doložit. Podle § 45 odst. 4 ZZVZ může dodavatel splnit povinnost předložit doklad odkazem na odpovídající informace vedené v informačním systému veřejné správy. Takový odkaz musí sice obsahovat internetovou adresu a údaje pro přihlášení a vyhledání požadované informace, jsou-li takové údaje nezbytné, ale nejsou zde dány žádné další formální náležitosti.

Podle 226 odst. 2 ZZVZ je SKD přístupný neomezeným a dálkovým přístupem. Pro zjištění, zda je v něm dodavatel zapsán či ne, není navíc nutné ani přihlášení. Postačí tedy zadat do vyhledavače (https://www.isvz.cz/isvz/SKD/Filter.aspx?type=1) například jen jeho IČO.

Na takovém odkazu pak zadavatel nalezne kromě základních identifikačních údajů o dodavateli (pokud je v SKD zapsán) také samotný elektronicky podepsaný Výpis z SKD. Z něj může ověřit podrobnější informace například ve vztahu k rozsahu splnění PZ (pokud je požadováno dle § 77 odst. 2 ZZVZ). Takový výpis si může zadavatel uložit do dokumentace o veřejné zakázce (autor doporučuje) a navíc si jej z SKD může podle § 39 odst. 5 ZZVZ opatřit také sám (tj. bez výslovného odkazu dodavatele).

V praxi to například znamená, že pokud bude chtít autor v nabídce své advokátní kanceláře prokázat splnění ZZ a PZ postačí, když uvede na čistý bílý papír (jednu ze stránek své elektronické nabídky) tento text:

„K prokázání požadavků zadavatele na doložení základní a profesní způsobilosti ve smyslu §§ 74 a 77 ZZVZ dodavatel odkazuje v souladu s ustanovením § 45 odst. 4 ZZVZ na svůj zápis v Seznamu kvalifikovaných dodavatelů bezplatně ověřitelný bez nutnosti přihlášení na odkazu: https://www.isvz.cz/ISVZ/Ciselniky/Seznam.aspx?type=1&vt=1&data=ZmNJQyUzZDI4MzA1MDQzJTI2“

Závěr

Prostředí veřejných zakázek prošlo díky nedávnému přijetí ZZVZ spoustou změn, z nichž některé mají proces zadávaní zjednodušit zejména po administrativní stránce, i když se někdy zdá, že se administrace zakázek spíše komplikuje (patrně vinou Murphyho zákonů). Díky postupně se zlepšující kultuře v zadávání veřejných zakázek je však autor mírným optimistou, že dodavatelé i zadavatelé stojí na stejné straně proti nedůvodné administrativě, jež ubírá čas na to důležité – výběr kvalitní nabídky za dobrou cenu při férové konkurenci dodavatelských (nikoliv administrativních) schopností. O to větší je tedy důvod využívat při boji s všední, byť nezbytnou, administrativou co nejvíce takové možnosti, jaké přináší dodavatelům i zadavatelům například právě SKD.

Mgr. Milan Ondryáš, právník

MT Legal s.r.o., advokátní kancelář

[1] Jedná se o poplatek stanovený v části IV. (položce 64) přílohy zákona č. 634/2004 Sb., o správních poplatcích, ve znění pozdějších předpisů.